Goed het weekend in dankzij de wekelijkse reflectie | Training timemanagement

Bijna weekend! Je besluit de laatste hand te leggen aan een mail om vervolgens je laptop te sluiten. Klaar! Toch zit je vervolgens met een opgefokt gevoel in de auto — ‘heb ik geen dingen over het hoofd gezien?’, ‘had ik maandag niet iets?’ en ‘heb ik die mail nou eigenlijk wel verzonden?’. Zulke gedachten neem jij je weekend mee in en voorkomen dat je uitgerust en wel weer aan de slag gaat.

Deze piekergedachten kun je voorkomen door op vrijdagmiddag even twintig minuten de tijd te nemen om alles op een rijtje te zeggen. Maak kennis met de wekelijkse reflectie; een standaard gewoonte die je doorgaans tijdens een cursus time management geleerd krijgt.

Dit is wat het inhoudt:

De wekelijkse reflectie uitvoeren in 5 stappen

1.   Ruim je takenlijst op

Misschien werk je met een takenmanager: een bewaarplek voor al je kleine klussen. Een ‘to do’-lijst, if you will. Aan het eind van de week is het verstandig om hier even doorheen te lopen. Heb je afgekregen wat je af had willen hebben? Waar ben je niet aan toegekomen en waar ligt dat aan?

Beslis wat je met deze onafgeronde taken wil doen: doorschuiven naar volgende week (indien ze nog moeten gebeuren) of toch schrappen (indien ze niet meer nodig of relevant zijn).

2.   Verwerk al je notities

Daarnaast geeft het ontzettend veel rust wanneer je aan het eind van de week even door die stapel aantekeningen heen loopt. Dat kan een fysiek aantekenblok zijn die je tijdens een vergadering hebt gebruikt, maar ook je digitale notitiebestanden.

Loop hier vlug doorheen en bekijk wat je wil bewaren en wat je wil weggooien of verwijderen. Let er ook op of je geen verborgen afspraken of taken tegenkomt die je terloops hebt neergepend. Deze wil je niet over het hoofd zien, maar inplannen in je agenda of op je takenlijst zetten.

Training time management

3.   Leeg je inbox

Tijdens een workshop timemanagement leer je dat het leegmaken van je inbox cruciaal is, wil je een productieve werkdag of werkweek tegemoet gaan. Zorg er dan ook voor dat die teller aan het eind van de week op 0 staat. Ja, dat lees je goed: geen enkele mail bevindt zich nog in jouw inbox.

Mail die je niet meer nodig hebt verwijder je direct. Bevat de mail informatie die je later nog nodig hebt, archiveer deze dan. Wanneer je mail aantreft waar taken of afspraken instaan, plan deze dan ook weer in je agenda of takenlijst.

4.   Werk je agenda bij

Aan het einde van je week loop je ook even door je agenda heen. Wat is er deze week allemaal gebeurd? Aan welke grote klussen heb je gewerkt? Welke afspraken heb je gehad? Zijn hier misschien nog losse eindjes uit ontstaan die je nog moet wegwerken? De wekelijkse reflectie is het aangewezen moment om hier even bij stil te staan.

Vervolgens kijk je vooruit. Wat staat er allemaal op de planning? Moet je daar nog iets voor voorbereiden? Kortom: werk weg wat er lag en anticipeer op wat komen gaat.

5.   Besluit aan welke projecten je gaat werken

Indien je ziet dat je de volgende week wat tijd over hebt, wil je misschien een nieuw project op je pakken. Dat kan vanalles zijn: van het opzetten van een nieuwe marketingcampagne tot aan het schilderen van het tuinhek.

Bepaal wat je er allemaal precies voor moet doen en hoeveel tijd je dit gaat kosten. Plan hier vervolgens tijd voor in in je agenda zodat je er ook daadwerkelijk aan toe komt.

Kortom

De wekelijkse reflectie kan niet ontbreken in een cursus timemanagement. Het is hét moment waarop je orde, overzicht en structuur aanbrengt in je werkweek; in die wat is geweest en in die wat gaat komen. Zo weet je waar je rekening moet moet houden, wat er je te wachten staat en kom je niet voor verrassingen te staan. En het mooiste: je gaat met een gerust gevoel het weekend in.

Meer weten?

Indien je meer wil weten over het plannen en organiseren van je werkweek volg dan eens een workshop timemanagement. Daarin wordt vaak dieper ingegaan op bovenstaande stappen; in die hoe en waarom. Dat geeft jou niet alleen een hoop rust, wanneer je weet hoe je een wekelijkse reflectie toepast krijg je ook nog eens meer gedaan.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *